Contact citoyen, enfin structuré.
Recevez les demandes des administrés dans une boîte de réception structurée, conforme RGPD, avec accusé de réception automatique et historique de chaque conversation.
Ce que ça change pour votre secrétariat
Catégories et assignation par service
Les messages sont triés par catégorie, assignables à un service ou un agent. Plus de "qui répond à ce mail ?" en réunion d’équipe.
Accusé de réception automatique
L’administré reçoit immédiatement un accusé avec un numéro de référence. Plus de "vous n’avez pas reçu mon message ?" deux jours plus tard.
RGPD natif
Durées de conservation configurables, droit d’accès et d’effacement opérationnels, journalisation des consultations : tout est conforme par défaut.
Espace administré
L’administré qui crée un compte retrouve toutes ses conversations passées en un endroit. Il n’a plus à fouiller ses propres mails pour relancer.
Contact citoyen : comment ça marche
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Étape 1 : L’administré écrit depuis un formulaire structuré
Catégorie (état civil, urbanisme, doléance, autre), motif court, message détaillé, pièce jointe si nécessaire. Le formulaire est protégé contre les robots et limité en débit.
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Étape 2 : La mairie reçoit, qualifie et répond
Le message arrive dans une boîte de réception unifiée côté agents, avec assignation possible à un service. La réponse est rédigée depuis l’interface — l’administré la reçoit par mail ET la retrouve dans son espace.
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Étape 3 : La conversation reste tracée et exportable
Tout l’échange est conservé dans une conversation unique, accessible aux agents habilités. À l’issue de la durée légale de conservation, l’ensemble est purgé automatiquement.
Contact citoyen : le problème concret
Un mail générique mairie@… n’est ni un outil de tri, ni un outil de suivi, ni un outil conforme RGPD.
La boîte mail générale de la mairie déborde
Mélange entre démarches, demandes de renseignement, doléances et spam : sans tri ni suivi, les messages importants se perdent dans le flot quotidien.
Aucune trace de qui a répondu à quoi
Quand un administré relance, l’agent doit retrouver l’historique de l’échange, le mail initial, la réponse — éparpillé dans Outlook ou Thunderbird, parfois sur un poste différent.
Le RGPD impose un cadre qu’aucun mail ne respecte vraiment
Durée de conservation, droits d’accès, sécurité des transmissions : un simple mail générique ne suit aucune des règles RGPD attendues d’une administration.
Cadre RGPD et bonnes pratiques
Recevoir et traiter une demande citoyenne est un traitement de données à caractère personnel au sens du RGPD. La commune doit assurer trois choses : une finalité explicite (gérer la demande), une conservation limitée (purge après le délai utile) et la sécurité des transmissions.
Le formulaire collecte un minimum de données : nom, prénom, e-mail, motif, message. Pas de champs inutiles (date de naissance, profession…) tant qu’ils ne sont pas justifiés par la nature de la demande.
L’administré dispose de droits opposables à tout moment : accès aux données, rectification, effacement, portabilité. Le portail citoyen permet d’exercer ces droits directement en ligne, sans formalisme excessif.
Bonne pratique : répondre dans un délai affiché publiquement (24h ouvrées, 48h, etc.) renforce la confiance et évite que l’administré relance par téléphone — c’est aussi un engagement de transparence.
Questions fréquentes sur le contact citoyen
Oui. L’administré peut joindre jusqu’à 5 fichiers par message (PDF, images, documents bureautiques), dans la limite de 10 Mo par fichier. Les pièces jointes sont scannées contre les contenus malveillants avant validation.
Le stockage des pièces jointes suit la même politique de conservation que les conversations elles-mêmes.
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Comparatifs
Structurez la relation entre votre commune et ses administrés
Le formulaire de contact est inclus dans tous les plans. Le portail citoyen complet est inclus dans le plan Premium. Essai gratuit 30 jours, sans carte bancaire.